L’onboarding qui se traduit par « l’embarquement » en français, est le processus qui permet d’intégrer de nouveaux candidats.
Lorsque l’on arrive dans une nouvelle entreprise, tout est nouveau : il faut s’intégrer à une équipe, s’adapter à un nouvel environnement de travail, se familiariser avec de nouveaux acronymes propres à l’entreprise, assimiler de nouveaux process, etc.
Avec le travail hybride qui se généralise, l’intégration peut être rendue encore plus complexe. Là où on avait l’habitude de faire un petit déjeuner de bienvenue puis un déjeuner d’équipe, il se peut qu’aujourd’hui le 1er jour se fasse à distance ou sur site avec seulement 1 ou 2 membres de l’équipe. Pas simple de sentir qu’on est attendu dans ce cas de figure !
Et pourtant, ce 1er jour est très important pour la suite.
Votre nouveau collaborateur doit terminer sa journée confiant de son choix d’avoir intégré votre équipe et votre entreprise.
- Ce qui est en jeu, à court terme, c’est de confirmer sa période d’essai, et à moyen terme sa motivation et son investissement.
Il est coutume de dire que la 1ère impression est toujours la bonne. Dans cette période de quasi plein emploi et ou la guerre des talents fait rage, nous ne pouvons que vous conseiller de chouchouter vos nouveaux arrivants ! 😊
Alors comment on s’y prend ?
Il faut créer un véritable parcours d’onboarding pour mettre toutes les chances de votre côté pour “séduire” votre nouveau talent.
1/ On anticipe l’arrivée du nouveau collaborateur avec l’équipe
Vous connaissez la date d’arrivée de votre collaborateur donc il faut préparer ce qui peut l’être :
- Inscrire en avance votre collaborateur aux formations qui lui seront utiles
- Commander le matériel dont il aura besoin (téléphone, ordinateur, etc.)
- Créer ses accès informatiques : son adresse email, son accès au CRM, etc.
Il est important de prévenir votre équipe suffisamment en avance pour qu’elle soit présente le jour J.
2/ Un 1er jour placé sous le signe de la convivialité
Le 1er jour est celui de la découverte du bureau mais surtout des personnes qui l’occupent.
Sauf pour le cas particulier ou votre nouveau collaborateur est là pour un temps très court, ce dernier aura tout le temps d’être productif par la suite. Cette journée est donc faite pour rencontrer les personnes avec qui il passera en moyenne 35h par semaine.
Il faut donc prendre le temps d’organiser un moment convivial pour l’accueillir : un petit déjeuner de bienvenue et un déjeuner d’équipe sont très appréciés et faciles à organiser. Cela peut également se faire à distance si c’est votre mode d’organisation, en conviant tout le monde en visio-conférence.
En tant que manager, vous devez dans la mesure du possible consacrer au moins une ½ journée à votre nouveau collaborateur pour lui :
- Expliquer le parcours d’onboarding
- Donner les informations et documents nécessaires pour sa prise de poste
- Présenter l’entreprise, les différents services, son N+2, le DRH ou autre membre de la Direction
Toutes ces actions ont pour but de valoriser l’intégration du nouveau collaborateur.
N’oubliez pas que la bonne opinion qu’il se fera de cette première journée aura un impact crucial sur son engagement.
3/ La découverte de l’entreprise
Dans les jours à venir, votre collaborateur doit comprendre le fonctionnement de l’entreprise, ses valeurs et comment il va pouvoir y apporter sa valeur ajoutée.
Pour cela, il doit aller à la découverte des différents métiers de sa nouvelle entreprise. Organisez dans le mois de son arrivée différents rendez-vous avec :
- Les membres de l’équipe et les personnes avec qui il sera amené à travailler
- Les personnes qui exercent les métiers au cœur du fonctionnement de l’entreprise
Par exemple, si votre collaborateur travaille au siège d’une entité de Retail, il doit passer une journée en magasin, une autre en entrepôt, afin de prendre conscience de la réalité du terrain.
Vous pouvez également attribuer un mentor au nouveau salarié pour le guider et faciliter son nouvel environnement de travail.
4/ On fait des points réguliers
Au début d’une intégration, de nombreuses informations sont à intégrer. Il est donc important de faire des points réguliers pour s’assurer que votre nouveau collaborateur se porte bien et d’ajuster en cas de difficulté rencontrée.
Demandez également à votre salarié de faire un feedback à la fin de son parcours d’onboarding. Cela pourra vous être utile de savoir ce qu’il a apprécié mais aussi ce qui aurait pu être amélioré.
Gardez en tête qu’un recrutement coûte cher à votre entreprise en temps et en argent : il faut rechercher un candidat, le former puis attendre un certain temps avant que ce dernier soit réellement productif et rentable. Ne pas rater son intégration et créer un véritable parcours d’onboarding s’avère être un levier clé pour attirer mais aussi engager ses nouvelles recrues.
I Know A Place vous accompagne dans la construction de vos parcours d’Onboarding, n’hésitez pas à nous écrire pour construire ensemble un plan adapté à votre structure 🚀
Julie Guittard
Consultante en Qualité de Vie et Conditions de Travail
Directrice adjointe I Know A Place
“Trouver des solutions qui répondent aux besoins RH actuels et futurs pour faire de votre entreprise un lieu de référence en QVCT.”
