L’été arrive, période à laquelle nous sommes nombreux à prendre des congés et pour en profiter pleinement il est important de savoir déconnecter.
De nombreux Français ont mal vécu ce 1er semestre 2022. La crise sanitaire qui dure, la guerre en Ukraine, le phénomène de grande démission, la hausse des prix, la perte de sens au travail…Bref le moral n’est pas au beau fixe.
Selon le sondage Opinion Way de mars 2022, 41% des salariés se trouvent en état de détresse psychologique. Il est donc plus que nécessaire de profiter de ses vacances pour souffler, se reposer et repartir sur de bonnes bases.
Alors comment on s’y prend ?
Déjà, il faut avoir en tête que partir en vacances ça se prépare ! Eh oui, on ne met pas « off » son PC pour plusieurs semaines sans avoir organisé son absence. Pourquoi ? Car il est impossible de déconnecter et d’être serein si vous passez votre temps à vous demander si vous avez transmis toutes les informations à votre collègue, ou si vous avez prévenu que vous ne seriez pas joignable durant un moment…
Comment anticiper son absence ?
Le jour de votre départ, faites vous une to-do-list des actions à réaliser et des dernières tâches à finaliser avant de partir. Dans cette to-do doivent figurer obligatoirement 2 points : votre passation et vos messages d’absence. Vous pouvez également prévoir de quitter le bureau plus tôt que d’habitude pour vous laisser un peu de marge pour de potentiels imprévus.
Comme vous allez être absent plusieurs semaines, il est indispensable de réaliser une passation à la personne qui reprendra vos dossiers durant vos congés. Vous devez alors :
- Communiquer clairement l’ensemble de vos dossiers en cours,
- Donner et montrer l’accès à vos dossiers sur votre réseau partagé par exemple,,
- Transmettre les codes d’accès nécessaires pour y accéder
Si vous avez des clients/fournisseurs, pensez à les prévenir de votre absence et indiquez leur les personnes à contacter en cas de besoin.
Enfin, vous rédigez votre message d’absence automatique sur votre adresse email en précisant :
- La durée de l’absence et/ou le jour de votre retour,
- Les contacts utiles en cas de besoin vers qui votre interlocuteur pourra se tourner.
Pensez également à enregistrer un message d’absence sur votre téléphone.
Dernier point mais qui est primordial, acceptez le fait de partir en congés sans avoir pu terminer tout ce que vous auriez souhaité boucler avant votre départ. C’est le jeu, il y aura toujours des tâches à réaliser, un email à rédiger, etc, etc.
Vous avez traité les priorités, vous avez réalisé votre passation, programmé vos messages d’absence, maintenant place aux congés !
Et durant ses congés, on fait quoi ?
Eh bien votre « travail » est de ne pas penser au travail ! Déconnecter pour mieux se re connecter, voilà votre mission.
Selon une étude parue par YouGov en juin 2022, 48% des Français interrogés affirment redouter d’être à la plage ou en randonnée sans leur smartphone.
Mais comment fait-on alors pour déconnecter pleinement ?
Si vous avez un téléphone professionnel, je vous conseillerai de l’éteindre durant vos congés voire de ne pas l’emporter si vous partez. Et idem pour votre ordinateur !
Si vous n’avez pas de téléphone ou d’ordinateur professionnel, je vous invite à retirer vos notifications et l’accès à votre boîte mail professionnelle pour ne pas être tenté d’y jeter un coup d’œil. L’idée qui est de croire qu’en voyant simplement un email passer cela ne vous impactera pas, est un leurre. Vous n’aurez plus la tête à vos vacances, vous penserez irrémédiablement au dossier concerné, aux personnes impliquées et vous serez tenté de l’ouvrir, voire même d’y répondre.
Donc, déconnectez-vous et profitez de ces congés bien mérités pour prendre du temps pour vous.
Si votre poste le nécessite, vous communiquez en amont à votre équipe le fait qu’ils pourront vous appeler uniquement en cas d’urgence en leur communiquant votre numéro personnel et que vous ne lirez pas vos emails. En faisant cela vous montrez l’exemple, vous responsabilisez votre équipe, et en cas d’urgence uniquement vous serez appelé.
N’oubliez pas que le droit à la déconnexion est, comme son nom l’indique, un droit. L’entreprise doit le respecter mais vous aussi vous avez votre part de responsabilité.
Quelles mesures peuvent être prises par l’entreprise pour aller plus loin ?
Pour éviter le stress du retour de congés ou passer le week-end avant sa reprise à lire ses emails pour être opérationnel le jour J, j’invite les entreprises à aller plus loin. Revenir détendu et serein de ses vacances c’est tout de même l’objectif recherché non ? Donc stresser à l’idée de mettre plusieurs jours, voire plusieurs semaines à épuiser son stock d’emails est totalement contradictoire.
Certaines entreprises ont donc mis en place des mesures assez fortes pour prévenir le risque de stress lié à la boîte mails pleine au retour de congés en supprimant automatiquement tous les emails reçues durant l’absence du collaborateur. Le constructeur allemand Daimler a mis en place ce processus depuis 2014 ; après avoir averti l’expéditeur par retour automatique de l’absence du destinataire, le mail envoyé est détruit.
Si cette mesure ne vous convient pas, en voici 2 autres plus douces mais qui auront pour effet de réduire le nombre d’emails :
La 1ère est de réaliser une charte de déconnexion précisant la possibilité pour le collaborateur d’inscrire dans son message d’absence que l’email ne sera pas lu. Le message invite l’émetteur à renvoyer son email à la date de retour du destinataire ou à le transférer à une autre personne du service si urgence.
Vos salariés sauront alors que les emails reçus durant leurs congés peuvent ne pas être lus ni traités sans problème. De toute manière, aucune urgence ne se traite par email. Le collaborateur peut donc reprendre son activité sereinement à son retour.
La 2nde action est à réaliser au sein des départements directement. Il s’agit de communiquer le calendrier des congés de chacun et d’annoncer clairement qu’il ne faut pas envoyer d’emails aux absents. Cela réduira drastiquement la quantité d’emails pouvant être contenus dans la boîte étant donné qu’il ne restera que ceux venant de l’extérieur.
Un bilan de ce qui s’est passé durant les congés du collaborateur sera fait à son retour par celui ou celle qui réalisait son back up. La transmission d’informations en face à face, autour d’un café et après avoir raconté ses vacances me paraît tout de même plus sympathique que de s’enfermer dans son bureau toute une journée devant son ordinateur non ?
Alors, êtes-vous prêt à déconnecter pour passer de bonnes vacances et revenir serein ?
Nos experts se tiennent à votre disposition si vous souhaitez rédiger une charte de déconnexion pour vos collaborateurs, leur proposer une mini-formation sur le sujet ou tout simplement pour échanger avec vous.
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